26
شهریور

نحوه سازماندهی Gmail (رفتن به صندوق ورودی صفر سریعتر)


این 9 نکته به شما می آموزد که چگونه ایمیل خود را مانند رئیس سازماندهی کنید تا بتوانید هر چیزی را پیدا کرده و به طور مداوم به صندوق ورودی صفر برسید.

چگونه ایمیل خود را در imac سازماندهی کنیم

صندوق ورودی ایمیل: همه ما آن را داریم! اما برخی از آنها آشفته تر از دیگران هستند.

من مطمئن هستم که میزان تمیز کردن یک جعبه بسته به سبک هر یک از کابینت های ما متفاوت است: برخی از آنها بسیار مرتب و برخی دیگر بیش از حد زیاد است.

اگر به طرف دوم متمایل هستید و مطمئن نیستید که از کجا تمیز کردن جعبه خود را شروع کنید ، من نکات زیادی برای شما برای ساختن سیستمی که می توانید مدیریت کنید ، دارم.

در اینجا 9 روش برای سازماندهی Gmail مانند رئیس وجود دارد.

چگونه صندوق ورودی Gmail خود را سازماندهی کنیم

1 – نوع صندوق ورودی خود را به صندوق ورودی چندگانه تبدیل کنید

من Gmail را که آنها از بسیاری جهات سفارشی کرده اند ، می دهم تلاش كردن کاربران خود را سازماندهی کند بشقاب ها یکی از آنها هستند. برگه ها ایمیل شما را به دسته بندی می کنند: مهم ، تبلیغاتی ، اجتماعی ، انجمن و غیره. اما تقسیم ایمیل ها به دسته ها به این معنی است که شما مکان های بیشتری برای مرور و مکان های بیشتری برای جمع آوری داده های دیجیتال دارید.

شش نوع مختلف صندوق ورودی برای انتخاب سریع وجود دارد. صندوق ورودی انتخابی من صندوق ورودی چندگانه است که سطوح عمودی (یک یا چند) را تنظیم می کند که به شما امکان می دهد نامه های خود را سازماندهی کنید. هدف من این است که از جعبه ورودی خود به عنوان یک جعبه ذخیره سازی استفاده کنم.

بنابراین چندین صندوق ورودی را بررسی می کنم و اولین شکاف را برای پیگیری پیام های ستاره دار تنظیم می کنم. این به من امکان می دهد پیامهایی را که نیاز به پاسخ یا اقدام دارند ، به سرعت سازماندهی کنم.

2 – برای داشتن ظاهری مینیمال ، Visual Clutter را حذف کنید

اگر از این ویژگی ها استفاده می کنید ، می توانید آنها را فعال کنید. اما اگر هرگز با Gmail صحبت نمی کنید یا از مارک تجاری به عنوان استراتژی سازمان خود استفاده نمی کنید – این آشفتگی قابل مشاهده را از بین ببرید! همه این تغییرات را می توان در پس زمینه ایجاد کرد.

  • نشانگرهای مهم را خاموش کنید (شلوغی غیر ضروری!)
  • خاموش کردن چت و ملاقات (یکی از نمودارهای تور در مکان مورد علاقه شما)
  • برای جلوگیری از فضای سفید غیر ضروری بین پیام ها ، موقعیت “فشرده” را انتخاب کنید
  • تم خود را سفید و کوچک کنید (این مورد شخصی من است ، اما این توصیه من نیز است!)

3 – بهترین ویژگی های Gmail را بارگیری کنید

برخی از بهترین ویژگی های Gmail در وقت شما بسیار صرفه جویی می کند! قبل از شروع برنامه ریزی ، مطمئن شوید که این موارد در شرایط زیر امکان پذیر است:

صفحه کلید میانبر

میانبر را ارسال کنید و از برچسب هایی که ممکن است بیشتر از همه از آنها استفاده کنید برچسب بزنید: به صندوق ورودی بروید (من این را فقط به عنوان “I” قرار دادم) ، ایجاد ، پاسخ ، جلو ، ستاره.

ارسال و ذخیره کنید

این دکمه تنها کلیک های زیادی را برای شما ذخیره می کند !!!

آهنگسازی هوشمند

این برنامه پاسخهای مکرر شما را می آموزد تا در صورت تمایل به خودرو کمک کند آنها را پر کند. به عنوان مثال ، هنگام تایپ “آدرس من است” آدرس شما به طور خودکار پر می شود. نابغه!

پاسخ هوشمند

پاسخ هایی را پیشنهاد دهید که می توانید با یک کلیک ارسال کنید یا با متنی مانند “عالی به نظر می رسد!” جیمیل یا “نه ممنون” یا “من خوبم!” بر اساس موضوع ایمیل این برنامه به ویژه در تلفن های همراه مفید است.

مشترک

این برنامه را تکرار کنید! در زیر موارد بیشتری در این مورد وجود دارد.

4 – بایگانی ، حذف نکنید

هنگامی که خط Gmail شروع به کار کرد ، یکی از بهترین عملکردها ذخیره و جستجوی سابقه ایمیل شما بود. به جای حذف ایمیل های تکمیل شده خود ، می توانید آنها را در صورت نیاز به ارجاع به تاریخ بعدی یا مشاهده ایمیل های جدید در مکالمه قدیمی جمع آوری کنید.

بسیاری از افراد تفاوت بین بایگانی و حذف را درک نمی کنند. وقتی یک ایمیل را حذف می کنید ، به سطل زباله می رود و به مدت 30 روز از سابقه شما حذف می شود. هنگام بایگانی ، به Gmail می گویید: “این ایمیل را از ایمیل خود حذف کنید ، اما آن را برای همیشه در سابقه همه نامه های من بگذارید.”

بایگانی = حذف از صندوق ورودی من

من از طرفداران پر و پا قرص آرشیو هستم زیرا شما هرگز نمی دانید چه زمانی نیاز به ایمیل یا جستجوی چیزی دارید که فکر می کردید به آن نیاز ندارید. همه چیز را ذخیره کنید!

تنها زمانی که از دکمه حذف استفاده می کنم زمانی است که شخصی یک فایل بزرگ مانند تصویر تغییر اندازه برای من ارسال می کند که باعث مسدود شدن فضای ذخیره سازی من می شود.

5 – برچسب ها = پوشه ها

برچسب ها در Gmail به عنوان برچسب ایمیل ها عمل می کنند که به شما امکان می دهد آنها را جمع آوری کنید. برخی افراد آنها را دایرکتوری می دانند ، اما آنها مارک های واقعی هستند زیرا می توانید چندین برچسب در صندوق ورودی یا چند برچسب در یک ایمیل داشته باشید.

به دلیل تمرکز Gmail بر جستجو ، نیازی به استفاده از دایرکتوری ها ندارید. بسیاری از مردم ساعت ها تلاش می کنند تا ایمیل خود را سازماندهی کنند – این کار را نکنید! وقت شما خیلی ارزشمند است بهترین روش استفاده از آنها فیلترهای ماشین است که در زیر توضیح خواهم داد!

6 – فیلترینگ = کاری را بطور خودکار انجام دهید

وقتی واقعاً می خواهید صندوق ورودی خود را فعال نگه دارید و در وقت شما صرفه جویی شود ، فیلترهای Gmail درخشان می شوند.

فرض کنید ، برای مثال ، شما تأیید سفارش را از شرکت خود دریافت می کنید. من به عنوان مثال از شرکت Beautycounter خود استفاده خواهم کرد. شما می توانید هر ایمیل را برای سفارش با دست دریافت ، مطالعه ، ستاره دار و ذخیره کنید. یا می توانید یک فیلتر ایجاد کنید تا چهار مرحله را برای شما انجام دهد ، به طوری که هنگامی که سر کار می نشینید ، فرمان جدیدی در انتظار شماست.

نحوه ایجاد فیلتر در اولین مرحله Gmail

ایمیل های دریافتی اغلب نامزدهای مناسبی برای سانسور هستند:

  • ایمیل هایی که ممکن است بخواهید نخوانید -> بررسی کنید آیا خوانده شده است یا کادر را علامت بزنید
  • پیامهایی که مکرراً / همیشه برای دیگران ارسال می کنید ، مانند دستیاران مجازی -> بعنوان خوانده شده ، ارسال شده و بایگانی شده علامت گذاری کنید
  • ایمیل هایی که در روزهای خاصی از هفته ارسال می کنید -> علامتی مانند خواندن ، نشانه گذاری و بایگانی (فقط علامت گذاری آن علامت در هر هفته را فراموش نکنید!)

7 – از یک مدل برای سازماندهی ایمیل های مکرر ارسال شده استفاده کنید

اگر متوجه شدید که بارها و بارها ایمیل های یکسانی را می نویسید ، این یک راه حل برای شما است! آنها کمی در پنجره ایمیل دفن شده اند ، اما هنگامی که آنها را پیدا کردید ، می دانید کجا و چگونه از آنها استفاده کنید.

یک ایمیل جدید برای نوشتن باز کنید و روی سه نقطه کنار سطل زباله در زیر کلیک کنید:

نحوه استفاده از مدل Gmail

مدلهای موجود در این قسمت را ذخیره ، درج ، جایگزین و حذف کنید. همچنین می توانید پیوندهایی را به فایل های پیوندی متصل کنید! اگر می خواهید مدل را کمی سفارشی کنید ، قبل از ارسال آن را ویرایش کنید. اکنون زمان زیادی را ذخیره خواهید کرد!

8 – از قانون 24 ساعت استفاده کنید

اکنون که همه صندوق ورودی خود را تنظیم کرده اید ، آماده انتقال سازمان ایمیل خود برای مدت طولانی هستید! در اینجا چند نکته برای عکاسی سریع وجود دارد:

در طول 24 ساعت به ایمیل های ستاره دار پاسخ دهید یا به آنها پاسخ دهید

ایمیل های مهم را ستاره دار کنید و هدف آن پاسخ دادن یا اقدام در عرض 24 ساعت است.

از قابلیت تعویق استفاده کنید

اگر در عرض 24 ساعت نمی توانید به ایمیلی برسید ، وقتی می دانید که به دعوا احتیاج دارید ، آن را دریافت کنید. هنگامی که از بالای آن عبور می کنید یا در نوار بالای آن هنگام یک پیام باز ، به دنبال ساعت کوچک در سمت راست آن باشید. روز و ساعتی را که می خواهید “ایمیل دوباره برسد” تنظیم کنید. شما همیشه می توانید به ایمیل (دایرکتوری) خود وارد شوید یا تعویق کنید.

تبدیل به فعالیت (یا انتقال اطلاعات به مکان دیگر)

اگر از زمان رسیدن به ایمیل مطمئن نیستید ، لیست to -do را به فعالیت نرم افزاری (یا کاغذی!) تبدیل کنید. یا اطلاعات تقویم خود را به روز کنید. اگر می خواهید جهت رویداد را ذخیره کنید ، فقط آدرس را در تقویم قرار دهید. اگر نیاز دارید که یک بلیط الکترونیکی برای یک رویداد ذخیره کنید ، از بارکد عکس بگیرید و آن را در برنامه Notes خود ذخیره کنید.

9 – ویدیو> نحوه سازماندهی Gmail خود را در عمل ببینید!

https://www.youtube.com/watch؟v=BDTPTkcVPBo

اگر این نکات را مفید می دانید ، تمام سازمان های دیجیتالی را که می توانید در زندگی خود بر آنها غلبه کنید فراموش می کنید!

از کارگاه رایگان من در مورد همه چیز هرج و مرج دیجیتال دیدن کنید:کارگاه آموزشی سازماندهی ایمیل رایگان

همچنین ممکن است دوست داشته باشید: